Le gestionnaire de copropriété est habituellement responsable du bon fonctionnement d’une copropriété sur le plan administratif et financier. Il agit également au nom du syndicat de copropriété, dans les différentes instances, mais ne peut prendre de décision. C’est un exercice particulièrement difficile notamment selon la taille et le nombre de lots à gérer. De ce fait, ce poste nécessite des compétences dans la gestion et un sens prononcé du relationnel. Par ailleurs, le gestionnaire de copropriété ne travaille pas seul. Il peut disposer d’une équipe technique et comptable pour l’épauler dans la réalisation de ses missions. Ainsi, la gestion de copropriété nécessite la compétence d’une entreprise spécialisée dans le domaine.

Quelles sont les missions d’un gestionnaire de copropriété ?

Le gestionnaire ou responsable de copropriété est un professionnel polyvalent qui a la charge de réaliser plusieurs tâches que la gestion d’un immeuble requiert.

La gestion technique de l’immeuble

On entend par gestion technique la planification et la réalisation des travaux d’entretien, de rénovation ou d’aménagement de l’immeuble. Pour cela, il réalise des visites de l’immeuble, prend en charge les réclamations des occupants et programme des travaux de rénovation selon le budget définit par l’assemblée générale.

Dans cette gestion, il peut également lancer des appels d’offres aux prestataires pour la réalisation des travaux d’amélioration de l’immeuble ; signer des contrats d’entretien annuels et faire le suivi de la réalisation des travaux selon le contrat.

La gestion administrative

Le gestionnaire de copropriété est également responsable de l’ensemble des tâches administratives de l’immeuble, incluant la gestion financière et comptable. Il doit également contrôler les comptes, le budget, assurer le suivi de la trésorerie et de la comptabilité. Le responsable de copropriété réalise aussi la déclaration à l’assurance en cas de sinistre, ainsi que le suivi du dossier de recouvrement auprès des assureurs.

Par ailleurs, il revient à ce professionnel de créer et de monter des dossiers de demande de financement auprès des organismes étatiques comme l’ANAH.

Enfin, il est en charge de l’application des règlements qui régissent la copropriété, ainsi que de la gestion du personnel, lorsque celle-ci n’est pas prise en charge par un prestataire de service.

Sur quels critères se baser pour choisir un gestionnaire de copropriété ?

Compte tenu de l’importance d’une bonne gestion de copropriété, choisir un bon gestionnaire est plus qu’indispensable. Pour cela, il est nécessaire de considérer plusieurs critères :

La disponibilité et la réactivité

Ce sont des qualités très recherchées dans le choix d’un gestionnaire de copropriété. En effet, le responsable doit faire preuve de disponibilité pour réaliser des descentes sur le terrain afin de rendre compte de l’état de l’immeuble ou selon les besoins des copropriétaires. Il doit également disposer d’un moyen de communication efficace entre son service et les syndicats des copropriétaires. Il peut dans ce cas s’agir d’une plateforme dédiée ou d’un représentant au sein de l’immeuble. Cela permet notamment d’améliorer la qualité de gestion et d’anticiper les problèmes.

La transparence

Il s’agit, en général, d’éviter les surcoûts liés aux suppléments, comme les diagnostics techniques et autres entretiens qui ne sont pas compris dans le forfait annuel des prestations de l’immeuble.

La notion de transparence est également appréciée au niveau de la définition du coût des services. Dans ce cas, les variations doivent être justifiées et elles dépendent de plusieurs facteurs, comme le nombre de lots à gérer et les services proposés.

Les ressources technologiques

C’est habituellement un élément souvent oublié, malgré son importance. En effet, les outils digitaux permettant de dématérialiser certains documents permettent d’améliorer la gestion : convocation d’une assemblée générale en ligne, envoie de PV ou de compte-rendu par mail, archivage des documents, etc.

Pour optimiser la gestion de copropriété, il est important de consulter un professionnel dans le domaine. L’entreprise NG Immobilier à La Queue-en-Brie est une entreprise spécialisée pour réaliser la vente, l’achat et tout autre opération immobilière comme la location ou la gestion de copropriété.